W każdym urzędzie musi znajdować się specjalne urządzenie, które będzie służyło do tego, ażeby z jego pomocą możliwe było niszczenie dokumentów. Nie można pozwalać sobie na to, by dokumenty, które okazały się niepoprawne czy zawierały niedociągnięcia, zupełnie lądowały w koszach na śmieci, a w przyszłości na wysypiskach. Skąd taka ostrożność? Na wielu dokumentach, które powinny być zniszczone, znajdują się dane osób.

Ich imiona i nazwiska, dane z dowodów, adresy zamieszkania. Są to informacje, które można wykorzystać na wiele możliwości. Chociażby na to, żeby wziąć sobie pożyczkę na dowód. Dlatego w każdej placówce, gdzie ma miejsce wymianę podobnych dokumentów, powinno odnaleźć się urządzenie, dzięki któremu będzie możliwa utylizacja dokumentów i wszystkich innych. Najczęściej korzysta się z niszczarek. Są to specjalnie opracowane urządzenia, które służą do niszczenie drukowanych dokumentów. Po wrzuceniu dokumentu do niszczarki jest on cięty na drobne paski, co z dobrym skutkiem uniemożliwia odczytanie znajdujących się na dokumencie informacji. Dopiero w takim stanie dokumenty powinny trafiać do kosza. To jeden ze sposobów niszczenie dokumentów i istotnych druków. Innym jest użytkowanie ze specjalnych oprogramowań. Dzięki nim możliwe jest niszczenie dokumentów księgowych, które zostały zapisane w pamięci komputera. Takich nie wystarczy usunąć poleceniem kasuj czy usuń. Żeby wyeliminować je na stałe, niezbędne jest specjalne oprogramowanie. Tylko wtedy usuwa się dokumenty na stałe i nie ma sposobności, by gdzie w pamięci komputera je znaleźć.
Zobacz również: Niszczenie dokumentów.