Podczas urządzania lokalu związanego z przygotowywaniem lub sprzedażą żywności znaczenie ma nie tylko i wyłącznie metraż, niemniej jednak także sposób wykorzystania każdego fragmentu przestrzeni. W codziennej pracy bardzo szybko wychodzi na jaw, czy poszczególne stanowiska zostały rozmieszczone logicznie. Pracownik nie powinien wykonywać dodatkowych przejść tylko dlatego, że potrzebne naczynia, pojemniki albo podstawowe akcesoria znajdują się po drugiej stronie pomieszczenia.
Z tego powodu meble gastronomiczne dobiera się w głównej mierze pod względem rodzaju wykonywanych czynności. Innego układu wymaga stanowisko przygotowawcze, innego miejsce przeznaczone do wydawania potraw, a jeszcze innego zaplecze służące do przechowywania. Ważne są także wymiary. Zbyt duży detal może ograniczyć przestrzeń potrzebną do pracy, jednak zbyt niewielki nie za każdym razem zapewni wystarczającą powierzchnię roboczą. Przy projektowaniu warto więc sprawdzić nie tylko i wyłącznie, czy dany mebel mieści się w pomieszczeniu, niemniej jednak również czy po jego ustawieniu pozostanie odpowiednio dużo miejsca na swobodne wykonywanie czynności.
W handlu spożywczym problem organizacji przestrzeni wygląda nieco inaczej. Tutaj należy połączyć miejsce przeznaczone na sprzedaż z zapleczem, na którym przyjmowany i przechowywany jest towar. Wyposażenie sklepów spożywczych powinno być dopasowane do rodzaju asortymentu, ponieważ całkiem inaczej przechowuje się produkty suche, całkiem inaczej artykuły wymagające chłodzenia, a jeszcze zupełnie inaczej towary sprzedawane luzem. Przy planowaniu regałów warto uwzględnić ich wysokość, głębokość a także dostęp do poszczególnych poziomów. Wysoka konstrukcja może zwiększyć powierzchnię przeznaczoną na towar, ale jednocześnie może utrudnić dokładanie produktów na górnych półkach. Z kolei zbyt płytkie półki ograniczają sposobność ustawienia większych opakowań. W praktyce znaczenie ma także częstotliwość uzupełniania asortymentu. Towary na prawdę bardzo często pobierane powinny być rozmieszczone w sposób, który nie sprawia ciągłego przekładania innych towarów podczas uzupełniania.
Nie mniej istotne są warunki, w jakich wyposażenie będzie użytkowane. W pomieszczeniach związanych z żywnością powierzchnie są regularnie narażone na kontakt z wodą, tłuszczem, pyłem a także resztkami towarów. Materiał i konstrukcja poszczególnych elementów wpływają zatem na sposób ich późniejszego czyszczenia. W praktyce problemem bywają przede wszystkim niełatwo dostępne szczeliny, łączenia oraz przestrzenie znajdujące się przy podłodze. Jeżeli już podczas projektowania nie uwzględni się dostępu do takich miejsc, wykonywanie zwyczajnych prac porządkowych może być bardziej czasochłonne. Warto też zwrócić uwagę na sposób otwierania szafek i drzwi. Ich skrzydła nie powinny kolidować z przejściami ani blokować dostępu do sąsiednich stanowisk. Przy większej liczbie urządzeń i mebli dosłownie niewielkie przesunięcie jednego elementu może zmodyfikować sposób korzystania z całego pomieszczenia.
Zmiany w sposobie prowadzenia działalności także mogą wpływać na przydatność istniejącego wyposażenia. Zwiększenie liczby pracowników, wprowadzenie nowych produktów, częstsze dostawy lub zmiana sposobu obsługi klientów powodują, że wcześniejszy układ przestrzeni może przestać odpowiadać aktualnym potrzebom. Nie zawsze oznacza to konieczność pełnej przebudowy. W pewnych przypadkach wystarczy zmiana ustawienia wybranych elementów, innym razem potrzebne są dodatkowe powierzchnie robocze albo miejsca do przechowywania. Przed podjęciem takiej decyzji warto obserwować, gdzie powstają zatory, które produkty są najczęściej przenoszone i jakie czynności zajmują najwięcej czasu. Takie informacje pokazują rzeczywisty sposób zastosowania przestrzeni znacznie lepiej niż sam projekt pomieszczenia. Tyczy się to zarówno zaplecza gastronomicznego, jak i sklepu, w którym układ wyposażenia musi odpowiadać zmieniającej się ilości a także rodzajowi przechowywanego asortymentu.
Zobacz również: meble gastronomiczne.