W przedsiębiorstwach zajmujących się sprzedażą lub produkcją obieg towarów często obejmuje znacznie więcej czynności, niż wynikałoby to z samego harmonogramu dostaw. Zanim przesyłka trafi do odbiorcy, trzeba ją przyjąć, sprawdzić, odpowiednio przechować, przygotować do wydania i przekazać do dalszego transportu. Właściwie każdy stopień ma swoje ograniczenia, a ich pominięcie może powodować kłopoty w kolejnych częściach procesu.
Usługi logistyczne mogą być organizowane w różnym zakresie, zależnie od rodzaju asortymentu, liczby zamówień i sposobu prowadzenia sprzedaży. Przy niewielkiej liczbie przesyłek część działań można wykonywać bez kompleksowego zaplecza, jednak wraz ze wzrostem liczby operacji pojawia się potrzeba dokładniejszego planowania. W praktyce znaczenie ma wręcz kolejność przyjmowania dostaw. O ile kilka transportów dociera w tym samym czasie, a magazyn dysponuje ograniczoną liczbą miejsc rozładunkowych, opóźnienie jednej czynności może przełożyć się na pozostałe. Bardzo podobnie dzieje się przy kompletowaniu zamówień, gdy produkty znajdujące się w różnych częściach magazynu wymagają dodatkowego czasu na zebranie i sprawdzenie.
Jednym z modeli organizacji jest przekazanie części procesów podmiotowi spoza przedsiębiorstwa. Logistyka zewnętrzna może obejmować zarówno pojedyncze zadania, jak i większy fragment obsługi przepływu towarów. Nie za każdym razem znaczy to rezygnację z swojego magazynu czy transportu. Na prawdę bardzo często zakres jest ustalany etapami, przykładowo poprzez przekazanie przewozów, obsługi zwrotów albo kompletowania zamówień, w trakcie gdy pozostałe czynności wciąż realizowane są wewnętrznie. Taki układ wymaga natomiast szczegółowego określenia momentu przekazania towaru i informacji. W codziennej pracy kłopoty ukazują się najczęściej przy odstępstwach od planu. Zmiana godziny odbioru, korekta liczby towarów albo brak części zamówienia powodują konieczność szybkiego ustalenia, kto ma wprowadzić przemianę i poinformować pozostałych uczestników procesu. O ile odpowiedzialność jest niejasna, ta sama sprawa może być sprawdzana przez kilka osób albo pozostać bez reakcji. Dlatego przy organizowaniu współpracy z zewnętrznym wykonawcą znaczenie mają nie tylko i wyłącznie zakresy głównych obowiązków, ale również zasady postępowania w sytuacjach nietuzinkowych.
W rozbudowanych łańcuchach dostaw może pojawić się operator logistyczny odpowiedzialny za koordynowanie określonych etapów. Jego zadania mogą obejmować przyjęcie towaru, magazynowanie, przygotowanie przesyłek, organizowanie przewozów czy obsługę dokumentacji. Nie ma natomiast jednego modelu, który odpowiadałby wszystkim rodzajom działalności. Innych rozwiązań wymaga dystrybucja towarów bardzo szybko rotujących, innych towary o dużych gabarytach, a jeszcze innych asortyment przechowywany przez dłuższy czas. Przy podejmowaniu zakresu prac warto zwrócić uwagę na sposób przekazywania danych. Informacja o stanie magazynowym musi odpowiadać rzeczywistej sytuacji, ponieważ planowanie wysyłki na bazie nieaktualnych danych może prowadzić do konieczności ponownego kompletowania zamówienia. Istotne jest również rozdzielenie odpowiedzialności za dokumenty. Jeżeli już dane dotyczące jednej przesyłki są modyfikowane w kilku miejscach, bez adekwatnej sprawdzeniu mogą pojawić się rozbieżności. W takich przypadkach problem nie wynika wprost z transportu, lecz z organizacji informacji poprzedzających transport.
Na przebieg procesów wpływają także czynniki sezonowe i nagłe zmiany liczby zamówień. W okresie zwiększonego ruchu ograniczeniem może być nie tylko i wyłącznie liczba aut, lecz też powierzchnia magazynowa, dostępność stanowisk przeładunkowych czy liczba osób zajmujących się kompletacją. Zdarza się, że magazyn jest fizycznie wystarczający przy standardowym obciążeniu, niemniej jednak przy większej liczbie dostaw zaczyna brakować miejsca na doraźne składowanie. Wtedy kolejne partie towaru mogą oczekiwać na rozładunek, a opóźnienie przenosi się na następne zadania. Z drugiej strony utrzymywanie dużych zasobów przez całe 356 dni w roku może oznaczać zastosowanie powierzchni i środków w okresach, gdy nie są one potrzebne w takim zakresie. Przy analizowaniu organizacji logistyki warto zatem obserwować rzeczywisty przebieg pracy, a nie tylko założenia zapisane w harmonogramach. Pomiar czasu kompletacji, liczby korekt zamówień, przestojów przy załadunku czy przypadków ponownego przygotowywania przesyłek umożliwia określić, które elementy procesu są najbardziej podatne na zakłócenia i jakie ograniczenia należy uwzględnić przy następnym planowaniu.
Warto zobaczyć: paletyzacja.