Zmiana systemu informatycznego w firmie na prawdę bardzo często jest związana z koniecznością uporządkowania procesów, które przez lata rozwijały się niezależnie od siebie. Dotyczy to zwłaszcza przedsiębiorstw, w których część informacji znajduje się w różnorakich programach, arkuszach kalkulacyjnych lub dokumentach tworzonych ręcznie. Przed rozpoczęciem prac warto sprawdzić, skąd pochodzą dane, kto je wprowadza i w jakich momentach są wykorzystywane przez kolejne osoby.
Właśnie na tym etapie można zauważyć zależności, których uprzednio nie brano pod uwagę. Wdrożenia Comarch nie sprowadzają się więc jedynie do uruchomienia wybranych funkcji. Konieczne jest też ustalenie sposobu pracy z dokumentami, zasad dostępu do informacji oraz zakresu danych, które mają być dostępne w poszczególnych obszarach działalności.
Innym zagadnieniem jest dopasowanie systemu do modyfikacji zachodzących w zakładzie produkcyjnym. Organizacja może z w pewnych przypadkach zwiększać liczbę pracowników, wprowadzać nowe rodzaje towarów, przekształcać sposób obsługi zamówień lub korzystać z dodatkowych kanałów dystrybucji. Ustawienia przygotowane na początku nie za każdym razem pozostają odpowiednie po kilku latach. Z tego powodu już w trakcie planowania warto zwrócić uwagę na rozwiązania, które można późniejszy czas podmieniać bez przebudowy całego środowiska. Oprogramowanie Comarch jest wykorzystywane w różnych procesach biznesowych, dlatego zakres jego zastosowania może wyglądać odmiennie w zależności od potrzeb danej organizacji. Nie wszystkie dostępne sposobów muszą być potrzebne od razu. Czasem rozsądniejsze jest rozpoczęcie od najważniejszych procesów i dopiero później rozszerzanie zakresu pracy, gdy pojawi się rzeczywista potrzeba.
Ważną częścią przygotowania pozostaje także określenie zasad dotyczących danych. W systemie mogą znajdować się informacje o kontrahentach, produktach, cenach, stanach magazynowych czy dokumentach historycznych. Każdy z tych zbiorów może mieć inne wymagania dotyczące aktualności i sposobu zastosowania. Szczególnej uwagi wymagają dane, które przez długi czas były tworzone według różnorakich reguł. Przykładowo ten sam produkt może występować pod kilkoma nazwami, a informacje o kontrahencie mogą być zapisane w różnych formatach. Przed migracją warto takie przypadki wykryć i zdecydować, które zapisy trzeba połączyć, zmodyfikować albo pozostawić bez ingerencji. Pominięcie tego etapu może później utrudniać wyszukiwanie informacji i prowadzenie analiz. Z kolei zbyt daleko idące porządkowanie danych może wyeliminować informacje, które okażą się potrzebne przy obsłudze starszych dokumentów.
W zwyczajnym użytkowaniu znaczenie ma też sposób reagowania na sytuacje nietypowe. Standardowy proces sprzedaży czy przyjęcia towaru można stosunkowo łatwo opisać, ale rzeczywista praca obejmuje także korekty, zwroty, zmiany zamówień, anulowane dokumenty i przypadki wymagające dodatkowej akceptacji. W trakcie wdrożenia warto przemyśleć właśnie takie sytuacje, ponieważ to one na prawdę często pokazują ograniczenia przyjętego modelu pracy. Wdrożenia Comarch mogą wymagać sprawdzenia kilku wariantów tej samej operacji, zanim zostanie ustalona procedura obowiązująca użytkowników. Równie ważne jest przekazanie pracownikom informacji o tym, co zrobić w sytuacji błędnego zapisu albo oryginalnego dokumentu. Samo poznanie zasadniczych funkcji skryptu nie zawsze wystarcza, jeśli system ma obsługiwać procesy, w których występują liczne wyjątki i zależności między działami.
Zobacz także: comarch optima.