W wielu firmach moment wyboru systemu informatycznego pojawia się dopiero wtedy, gdy dotychczasowe sposoby pracy zaczynają powodować coraz więcej problemów. Rosnąca liczba dokumentów, rozproszone dane, ręczne przepisywanie informacji czy trudności z kontrolowaniem procesów sprawiają, że potrzebne jest rozwiązanie porządkujące codzienną pracę. W takich przypadkach analizowane bywa oprogramowanie Comarch, jednak sam wybór systemu jest dopiero początkiem całego procesu.
Znaczenie ma przede wszystkim implementację jego funkcji do rzeczywistych potrzeb organizacji. Inaczej wygląda praca niewielkiego przedsiębiorstwa, przeciwnie firmy prowadzącej sprzedaż w wielu kanałach, a jeszcze całkiem inaczej organizacji, w której system musi obsługiwać rozbudowane procesy finansowe, magazynowe lub kadrowe. Przed podjęciem wyborów warto więc określić, które czynności mają zostać przekształcone, jakie dane powinny być dostępne w jednym miejscu oraz gdzie obecnie powstają najczęstsze błędy i opóźnienia.
Samo uruchomienie systemu nie oznacza jeszcze, że procesy w firmie zostaną w sposób automatyczny uporządkowane. W praktyce bardzo dużo zależy od wcześniejszego przygotowania danych, ustalenia zasad pracy i określenia zakresu przeróbek. Wdrożenia Comarch mogą obejmować różne obszary działalności, dlatego przed rozpoczęciem prac konieczne jest postanowienie, które moduły i funkcje będą de fakto wykorzystywane. Istotne jest także sprawdzenie istniejących danych. Niekompletne kartoteki, powielone rekordy czy nieaktualne informacje mogą w przyszłości utrudniać pracę w nowym środowisku. Zdarza się również, że podczas analizy procesów wychodzą na jaw rozwiązania stosowane przez lata, choćby nie są już potrzebne lub powodują dodatkowe czynności. Ich przeniesienie bez przeróbek może oznaczać zachowanie starych problemów w nowym systemie.
Duże znaczenie ma sposób przygotowania pracowników do korzystania z nowych narzędzi. Wręcz właściwie skonfigurowany system może być wykorzystywany niewłaściwie, jeżeli osoby wykonujące codzienne zadania nie wiedzą, jakie czynności powinny wykonywać i z czego wynikają przyjęte zasady. Przy planowaniu zmian warto uwzględnić czas potrzebny na naukę oraz okres, w którym pracownicy mogą jednocześnie poznawać nowe rozwiązania i realizować obowiązujące obowiązki. Nie za każdym razem też rozsądne jest wprowadzanie wszystkich zmian równocześnie. Przy większych projektach znaczenie ma kolejność uruchamiania poszczególnych sekcji, ponieważ modyfikacja jednego procesu może wpływać na inne działania. Oprogramowanie Comarch może w takim układzie stanowić część większego środowiska informatycznego, w którym istotne są również integracje z innymi narzędziami, sposób podmiany danych a także zakres dostępu poszczególnych użytkowników.
Na przebieg całego przedsięwzięcia wpływają również kwestie, które na początku łatwo pominąć. Należą do nich między innymi zasady archiwizacji, przygotowanie kopii danych, uprawnienia użytkowników, obsługa wyjątkowych przypadków oraz sposób postępowania w przypadku, gdy standardowa funkcja nie odpowiada przyjętemu procesowi. Im bardziej ze starannością zostaną opisane takie sytuacje przed uruchomieniem systemu, tym łatwiej oszacować, czy konieczna jest zmiana organizacji pracy, dodatkowa konfiguracja czy integracja z innym rozstrzygnięciem. Wdrożenia Comarch wymagają więc nie tylko i wyłącznie pracy technicznej, lecz również analizy tego, jak informacje przepływają między poszczególnymi działami. W szczególności ważne staje się to wówczas, gdy jedna informacja jest wykorzystywana przez kilka osób na różnorakich etapach obsługi. W tak zaistniałej okoliczności dosłownie niewielka zmiana sposobu wprowadzania danych może posiadać wpływ na kolejne czynności, raporty i dokumenty powstające w organizacji.
Więcej informacji: comarch erp e-sklep.