Jeszcze przed rozpoczęciem przewozu trzeba ustalić wiele najmniejszych elementów, które w późniejszym czasie wpływają na sposób realizacji całego zlecenia. Nie chodzi wyłącznie o wskazanie miejsca odbioru i dostawy. Znaczenie ma rodzaj towaru, jego masa, objętość, liczba opakowań, sposób zabezpieczenia oraz warunki panujące w punktach przeładunkowych.
W przypadku ładunków o niekonwencjonalnych wymiarach konieczne może być wcześniejsze sprawdzenie sposobów dojazdu i przygotowanie dobrego pojazdu. Przy standardowych przesyłkach też występują ograniczenia, choć na prawdę bardzo często są mniej widoczne. W magazynie może brakować miejsca na oczekiwanie samochodu, dostawa może być przyjmowana tylko w określonych godzinach, a załadunek może wymagać wcześniejszego przygotowania towaru. Właśnie dlatego transport i spedycja wymagają zebrania dokładnych danych przed ustaleniem szczegółowego harmonogramu. Każda zmiana na tym etapie może mieć wpływ na kolejne decyzje, zwłaszcza gdy pojazd ma realizować więcej niż jeden przewóz w ciągu dnia.
Przy planowaniu trasy warto patrzeć szerzej niż tylko na liczbę kilometrów. Droga wybrana na podstawie mapy może w rzeczywistych warunkach okazać się mniej praktyczna ze względu na ograniczenia dla cięższych aut, remonty, utrudnienia komunikacyjne albo nieprosty dojazd do miejsca rozładunku. W przewozach obejmujących kilka punktów znaczenie ma także kolejność wizyt. Ładunek powinien być rozmieszczony w pojeździe w taki sposób, aby dostęp do poszczególnych przesyłek odpowiadał kolejności rozładunków. W innym wypadku w trakcie postoju może być potrzebne przesuwanie innych towarów, co wydłuża obsługę. Czasami korzystniejsza okazuje się trasa nieco bardziej długa, niemniej jednak pozwalająca zachować zawarte godziny przyjęć. Innym razem niewielka zmiana kolejności punktów może ograniczyć liczbę dodatkowych czynności. Takie decyzje zależą od konkretnego przewozu i nie da się ich sprowadzić do jednego uniwersalnego schematu.
Usługi transportowe i spedycyjne obejmują również kontrolę informacji pojawiających się już podczas realizacji zlecenia. Przewóz może przebiegać zgodnie z planem, ale wystarczy opóźnienie w trakcie załadunku, ażeby konieczne było ponowne sprawdzenie kolejnych godzin. Przy krótkiej trasie różnica kilkudziesięciu minut może nie mieć większego znaczenia, natomiast przy kilku zaplanowanych dostawach wpływa już na cały harmonogram. Z tego powodu istotne jest obowiązujące przekazywanie informacji pośród osobami odpowiedzialnymi za przygotowanie towaru, organizację przewozu i jego odbiór. W praktyce problemem bywają też rozbieżności między wcześniejszymi danymi a stanem realnym. Jeżeli już liczba palet jest większa niż podano albo towar zajmuje więcej miejsca, może pojawić się konieczność zmiany sposobu załadunku. Tak samo działa informacja o zmianie godzin pracy magazynu. Na pozór niewielka korekta może wymusić przesunięcie całej sekwencji przejazdu.
Przy regularnych przewozach szczególnie przydatne staje się analizowanie rzeczywistego przebiegu wcześniejszych zleceń. Sam plan nie pokazuje, ile czasu rzeczywiście trwał załadunek, gdzie występowały postoje i w których miejscach pojawiały się trudności z przyjęciem towaru. Takie dane mogą posiadać znaczenie przy przygotowywaniu kolejnych harmonogramów. O ile dany punkt regularnie wymaga dłuższego wymagania, warto uwzględnić to w planie zamiast zakładać czas wynikający jedynie z odległości. Tak samo można oceniać przeznaczenie przestrzeni pojazdu a także częstotliwość sytuacji, w których konieczna była zmiana kolejności dostaw. W przewozach międzynarodowych dochodzą dodatkowe czynniki, między innymi różnice w organizacji ruchu, przepisy aktualne na poszczególnych trasach a także czas potrzebny na czynności powiązane z przekraczaniem granic. W efekcie planowanie transportu pozostaje procesem zależnym zarówno od danych otrzymanych przed wyjazdem, jak i od warunków, które ukazują się dopiero podczas realizacji zamówienia.
Polecam: transport z Szanghaju.